Experten der Alstertech GmbH archivieren Ihre E-Mails rechtssicher

Als Spezialisten für Ihre IT und alle damit verbundenen Aktivitäten übernehmen wir für Sie die rechtssichere Archivierung aller archivierungspflichtigen E-Mails in der Cloud. Dafür setzen wir hoch sichere und entsprechend zertifizierte Spezialserver zur Mail-Archivierung ein. Die Vorteile der E-Mail-Archivierung in der Cloud sind vielfältig.

Die Archivierung erfolgt originalgetreu, automatisch und unter hohen Sicherheitsvorgaben. Ein nicht autorisierter Zugriff auf Ihre Mails ist nicht möglich. Genauso sicher sind die Exporte aus der Cloud heraus. Selbstverständlich werden bei der Archivierung auch alle formalen Vorgaben eingehalten. Dazu zählt beispielsweise die Verfahrensdokumentation durch eine umfassende Protokollierung. Über komfortable Konfigurationsmerkmale werden Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Die Cloud-Archivierung ist eine komfortable Lösung, um die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig einzuhalten und den Aufwand für Ihr Unternehmen bei maximaler Sicherheit zu minimieren.

Warum ist die E-Mail-Archivierung erforderlich

Die Archivierung geschäftlicher E-Mails ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Begründet wird diese Vorgabe mit buchhalterischen und steuerrechtlichen Anforderungen sowie der Compliance-Pflicht. Da als Grundlage für die E-Mail Archivierung steuerliche und buchhalterische Anforderungen angeführt werden, kommt es immer wieder zur irrtümlich fehlerhaften Archivierung und es werden nur E-Mails aus diesen Bereichen archiviert. Allerdings ist diese Vorgehensweise nicht korrekt. Sie müssen alle ein- und ausgehenden E-Mails mit geschäftlicher Relevanz für den vorgegebenen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren archivieren.

Die Archivierung ausgedruckter E-Mails ist nicht erlaubt, da es sich bei Ausdrucken nicht um das Original, sondern um Kopien handelt. Archivieren dürfen Sie ausschließlich Originale unter Einhaltung der Verfahrensdokumentation und der Unveränderbarkeit der Daten.

Nur interne Mails und solche, die zu keinem Geschäftsabschluss geführt haben oder nicht Teil eines Geschäftsabschlusses sind, sind von der Archivierung ausgenommen.